A partire dal 10 ottobre 2025 è obbligatorio per commercialisti, avvocati, datori di lavoro e altri professionisti comunicare a clienti, collaboratori e lavoratori l’eventuale utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale (ad esempio per generare documenti, valutazioni, analisi) nei processi decisionali o operativi. Questo obbligo mira a favorire la trasparenza e la consapevolezza: le persone coinvolte hanno il diritto di sapere quando e come l’IA influisce su decisioni che li riguardano.

Il provvedimento, (L. n. 132/2025), si inserisce in un contesto europeo sempre più attento alla regolamentazione dell’IA (pensiamo al Regolamento IA dell’UE) e alle iniziative nazionali volte a disciplinare aspetti come la responsabilità, la correttezza, la protezione dei dati e gli algoritmi.

Obblighi per datori di lavoro

I datori che introducono strumenti basati sull’IA nei processi aziendali (selezione del personale, valutazione delle performance, supporto decisionale HR, automazione dei compiti amministrativi) devono:

• informare i lavoratori dell’utilizzo di sistemi IA che incidono su decisioni relative al rapporto di lavoro (es. valutazioni, promozioni, licenziamenti).
• garantire che l’algoritmo e i dati usati siano equi, trasparenti e non discriminatori: devono essere previsti strumenti di verifica e correzione.
• conservare log, documentazione e audit trail utili a ricostruire come l’IA ha operato, per garantire tracciabilità e accountability.
• adottare misure di mitigazione dei rischi legati a bias, errori sistematici o decisioni ingiustamente negative.

Il datore che non adempie a tali obblighi rischia contestazioni da parte di dipendenti, organi ispettivi o Autorità garanti (ad es. Garante Privacy), soprattutto se l’IA produce discriminazioni o lesioni di diritti.

Obblighi e responsabilità per i professionisti

I professionisti — commercialisti, avvocati, consulenti del lavoro — che utilizzano strumenti IA nei loro studi (per redigere documenti, generare bozze, analizzare dati, predisporre consulenze) sono chiamati a:

• Informare i clienti: devono comunicare in modo comprensibile che nell’elaborazione del servizio è stato impiegato un sistema IA, e indicare i limiti residui legati al suo uso.
• Verificare l’output: non possono limitarsi ad una “delegazione cieca” all’IA, ma devono supervisionare gli esiti, correggere errori e valutare la congruità.
• Prestare attenzione alla responsabilità professionale: se un documento o una consulenza basata sull’IA produce danni, il professionista può essere chiamato a risponderne.

Rispetto della normativa privacy: gli strumenti IA che trattano dati personali devono rispettare il GDPR, con valutazioni d’impatto, minimizzazione dei dati e trasparenza nei confronti degli interessati.

Criticità operative

Gli algoritmi dell’IA possono perpetuare pregiudizi impliciti (basati su genere, etnia, età). Se utilizzati per decisioni sul lavoro (selezione, promozione), rischiano di generare discriminazioni illegittime. Il datore e il professionista devono prevedere filtri di controllo e test periodici per identificare e correggere tali anomalie.

Molti sistemi IA (modelli di deep learning, reti neurali complesse) sono “scatole nere” difficili da interpretare. Però, in ambito lavorativo o decisionale, è importante poter spiegare le ragioni dietro una decisione. Il legislatore europeo mira a rafforzare questo aspetto nel Regolamento IA.

In caso di errore dell’IA (es. una consulenza errata, un documento difettoso, una decisione errata di HR) chi risponde? La responsabilità è del datore o del professionista che ha impiegato l’IA, non del software: serve definire contrattualmente ruoli, limiti e standard di controllo.

Buone prassi per il datore di lavoro

L’ingresso dell’intelligenza artificiale nei processi aziendali e professionali richiede un mutamento di paradigma: non basta attivare algoritmi, serve costruire responsabilità, trasparenza e competenze.

Per i datori di lavoro e i professionisti, è possibile definire alcuni passi chiave:

1. Mappare i processi in cui l’IA verrà utilizzata e valutare i rischi (IA for HR, supporto documentale, analisi).
2. Definire policy interne sull’uso dell’IA: quando usarla, quando richiedere revisione umana.
3. Aumentare la trasparenza verso clienti e collaboratori: comunicare l’uso e i limiti dell’IA.
4. Prevedere audit periodici sull’algoritmo, test di bias e revisione indipendente.
5. Formare il personale (avvocati, consulenti, dirigenti) su principi, vincoli e potenzialità dell’IA.